AIMA labs
All posts
Automasi ERP

Cara Sambung Ejen AI Suara dan WhatsApp ke SQL Account ERP

Panduan praktikal untuk pemilik perniagaan mengautomasikan semakan stok, sebut harga pelanggan, dan kutipan invois tertunggak terus dari SQL Account melalui WhatsApp dan telefon.

SFStepan Filonov
3 minutes read

Bagi syarikat pemborong, pembekal perkakasan, dan pengedar di seluruh Malaysia, perisian SQL Account ialah nadi utama operasi perniagaan harian. Sistem ini menyimpan senarai harga rundingan pelanggan, rekod stok di semua cawangan, terma kredit, dan penyata bayaran.

Namun bagi kebanyakan pemilik syarikat, maklumat penting ini terperangkap di dalam komputer pejabat.

Setiap hari, jurujual luar dan pembeli borong menghantar mesej WhatsApp kepada staf pejabat:

  • "Kak, barang ni ada stok lagi tak kat warehouse Shah Alam?"
  • "Boleh tolong semak baki penyata Ah Seng Hardware dan invois tertunggak?"
  • "Tolong keluarkan sebut harga untuk 50 karton dengan diskaun kontraktor 5%."

Staf sokongan pejabat terpaksa menghabiskan masa berjam-jam menaip semula angka yang sama, menyemak lembaran stok manual, dan menyediakan fail PDF. Semasa jurujual di jalanan menunggu balasan, urusan jualan menjadi lambat dan pelanggan beralih kepada pesaing.

Menyambungkan ejen AI terus ke SQL Account mengubah situasi ini sepenuhnya. Pelanggan dan jurujual anda mendapat jawapan serta-merta di WhatsApp, sebut harga rasmi dikeluarkan dalam beberapa saat, dan invois tertunggak disusuli secara automatik.

Menjaga Keselamatan Data Kewangan Perniagaan Anda

Pemilik perniagaan sering bimbang bahawa menyambungkan AI ke komputer pejabat membawa risiko keselamatan siber.

Penyelesaian jarak jauh tradisional biasanya memerlukan vendor IT membuka port router atau memasang akaun VPN yang rumit. Membuka laluan router adalah bahaya kerana bot pengimbas di internet sentiasa mencari komputer pejabat yang terdedah untuk diserang virus penyulitan fail atau perisian tebusan (ransomware).

Aima beroperasi dengan cara yang berbeza dan selamat:

  1. Tiada Pembukaan Port Router: Sambungan berjalan dari dalam ke luar, sama seperti cara komputer pejabat anda melayari laman perbankan dalam talian yang selamat. Tiada tetapan router internet anda yang perlu diubah.
  2. Data Kekal di Bawah Kawalan Anda: Buku lejar kewangan pelanggan dan maklumat harga sensitif kekal selamat di dalam komputer pejabat anda. Ejen AI hanya membaca maklumat khusus yang diperlukan untuk menjawab soalan pelanggan, seperti baki stok atau jumlah invois tertunggak.
  3. Tiada Keperluan Peralatan IT Mahal: Berjalan pada komputer pejabat Windows sedia ada tanpa memerlukan kontrak alamat IP statik yang mahal daripada pembekal internet anda.

Manfaat Automasi AI untuk Operasi Harian Syarikat

Menyambungkan ejen AI ke SQL Account memberikan syarikat anda pembantu jualan dan kawalan kredit yang beroperasi 24 jam sehari:

1. Semakan Stok Masa Nyata di Semua Cawangan dan Gudang

Jurujual dan pembeli borong boleh menyemak baki stok pada jam 7:00 pagi sebelum pejabat dibuka atau pada hujung minggu. Sekiranya gudang Shah Alam mempunyai 40 unit dan Rawang mempunyai 60 unit, ejen AI dapat melihat kedua-dua lokasi dengan segera dan memaklumkan pelanggan tanpa kelewatan.

2. Sebut Harga WhatsApp Serta-merta Mengikut Harga Rundingan

Setiap pelanggan mempunyai harga tawaran tersendiri. Ejen AI mengenakan paras diskaun khusus pembeli tersebut, mengira SST Malaysia, dan menjana dokumen sebut harga PDF rasmi terus di dalam SQL Account. Pelanggan menerima dokumen sebut harga di WhatsApp semasa minat membeli masih hangat.

3. Kemasukan Pesanan Jualan Secara Automatik

Sebaik sahaja pembeli bersetuju di ruang sembang, ejen AI merekodkan Pesanan Jualan rasmi terus ke dalam SQL Account dan memaklumkan staf gudang untuk urusan pembungkusan. Staf pentadbiran tidak lagi perlu menaip mesej WhatsApp satu demi satu ke dalam sistem komputer.

4. Susulan Kutipan Invois Tertunggak Secara Profesional

Aliran tunai perniagaan bergantung kepada kutipan yang tepat pada masanya. Daripada meminta staf akaun membuat panggilan kutipan yang janggal:

  • Ejen AI menyemak akaun yang melepasi tempoh matang 30, 60, dan 90 hari.
  • Ia menghantar mesej peringatan sopan di WhatsApp bersama ringkasan invois dan nombor akaun bank syarikat.
  • Bagi baki yang lama tertunggak, ejen suara AI boleh menghubungi bahagian akaun pelanggan dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris tempatan yang fasih, mengesahkan penerimaan invois, dan mencatat tarikh bayaran yang dijanjikan terus ke dalam sistem anda.

3 Langkah Mudah untuk Memulakan

Pemasangan mengambil masa kurang daripada 15 minit tanpa mengganggu urusan harian pejabat:

  1. Pasang Penyambung Selamat Aima: Jalankan aplikasi pemasangan mudah pada komputer pejabat utama yang memegang SQL Account.
  2. Tetapkan Peraturan Perniagaan: Tetapkan had kredit pelanggan, tentukan cawangan mana yang boleh disemak, dan pilih pesanan yang memerlukan kelulusan pengurus.
  3. Sambungkan Nombor WhatsApp Anda: Pautkan nombor rasmi WhatsApp Business syarikat anda. Pasukan dan pelanggan anda boleh mula menggunakannya dengan segera.

Tingkatkan Kecekapan Operasi Perniagaan Anda Hari Ini

Tukarkan perisian perakaunan anda menjadi enjin jualan dan khidmat pelanggan 24 jam sehari.