AIMA labs
All posts
Automasi ERP

Mengautomasikan AutoCount Perakaunan, POS, dan Payroll dengan Ejen AI

Panduan praktikal untuk pemilik perniagaan mengautomasikan pesanan WhatsApp pelanggan, pematuhan e-invois LHDN, stok runcit, dan slip gaji pekerja menggunakan AutoCount.

SFStepan Filonov
3 minutes read

AutoCount ialah nadi utama bagi rangkaian kedai runcit, restoran, pengedar, dan kilang di seluruh Malaysia. Sama ada mengimbas barangan di kaunter menggunakan AutoCount POS, menguruskan akaun syarikat dalam AutoCount Accounting, atau mengira gaji pekerja dalam AutoCount Payroll, sistem ini menggerakkan operasi perniagaan setiap hari.

Namun apabila syarikat semakin berkembang, menguruskan ketiga-tiga sistem ini secara manual mewujudkan beban kerja yang berat:

  • Pematuhan e-Invois LHDN MyInvois: Mandat kerajaan memerlukan setiap transaksi disemak dengan nombor pendaftaran perniagaan pembeli, kod cukai yang sah, dan kod QR mengikut jadual masa yang ditetapkan. Semakan manual melambatkan proses pengeluaran invois jualan.
  • Masalah Stok di Cawangan Berbeza: Juruwang dan pengurus cawangan sering terpaksa menghubungi gudang pusat atau outlet lain untuk bertanya baki stok, menyebabkan pelanggan menunggu lama di kaunter bayaran.
  • Pertanyaan Gaji dan Sumber Manusia (HR): Setiap hujung bulan, bahagian pentadbiran dihujani mesej WhatsApp daripada staf yang bertanyakan slip gaji, baki cuti tahunan, dan Borang EA untuk urusan cukai pendapatan.

Menyambungkan ejen AI ke sistem AutoCount anda menyelesaikan masalah kelewatan ini, sambil memastikan data kewangan syarikat kekal selamat sepenuhnya.

Perlindungan Keselamatan Penuh untuk Data Perniagaan Anda

Pemilik perniagaan berhak berasa bimbang tentang keselamatan sistem perakaunan utama syarikat. Kaedah integrasi lama sering meminta vendor membuka laluan port internet pada router pejabat, yang boleh mengundang ancaman keselamatan siber dan virus penceroboh.

Aima menggunakan sambungan keluar sahaja yang melindungi perniagaan anda:

  • Tiada Port Terbuka: Komputer pejabat anda berkomunikasi secara keluar menggunakan tahap keselamatan enkripsi perbankan. Tiada sebarang port router dibuka, dan konfigurasi internet pejabat anda tidak diusik.
  • Data Kekal di Dalam Komputer Pejabat: Rekod kewangan, senarai pelanggan, dan maklumat gaji staf kekal disimpan secara selamat di komputer setempat anda. Ejen AI hanya membaca jawapan khusus yang diperlukan bagi menjawab soalan pelanggan atau kakitangan.
  • Kawalan Kuasa Pengurus: Anda menentukan perkara yang boleh dilakukan oleh AI secara automatik, seperti semakan stok, dan perkara yang memerlukan semakan pengurus, seperti pesanan bernilai tinggi atau diskaun khas.

Bagaimana AI Membantu 3 Bahagian Utama AutoCount Anda

1. AutoCount Accounting: Pengeluaran Invois Lebih Pantas dan Pematuhan LHDN yang Mudah

  • Pengesahan LHDN MyInvois: Ejen AI menyemak Nombor Pendaftaran Perniagaan (BRN), Nombor Cukai (TIN), dan kadar cukai SST (6% atau 8%) sebelum dokumen dikeluarkan, mengurangkan kesilapan pemfailan cukai.
  • Sebut Harga WhatsApp Pantas: Apabila pembeli bertanya tentang harga, ejen AI menyemak baki stok, mengenakan kadar diskaun pembeli tersebut, dan menghantar sebut harga PDF rasmi dalam beberapa saat.
  • Peringatan Bayaran Tertunggak: Daripada staf anda perlu mengejar hutang lapuk secara manual, ejen AI menghantar peringatan sopan di WhatsApp bersama butiran invois dan maklumat bank syarikat, membantu aliran tunai masuk lebih cepat.

2. AutoCount POS: Semakan Stok Pantas Merentasi Cawangan

  • Pertanyaan Stok Antara Outlet: Sekiranya pelanggan di cawangan Mid Valley mencari saiz baju yang kehabisan stok, jurujual boleh bertanya kepada ejen AI di WhatsApp: "Ada saiz XL tak kat warehouse Subang?" Ejen AI menyemak baki semua cawangan dalam masa 2 saat.
  • Permohonan Pindahan Stok: Setelah disahkan, ejen AI terus menyediakan permohonan pindahan stok dalam sistem AutoCount POS supaya barang dapat dihantar dengan lancar.
  • Ringkasan Jualan Syif Harian: Pengurus cawangan menerima laporan jumlah jualan harian dan pecahan bayaran terus di telefon mereka pada akhir waktu operasi.

3. AutoCount Payroll: Pembantu HR 24 Jam di WhatsApp

  • Penyerahan Slip Gaji Selamat: Pekerja boleh meminta slip gaji bulanan mereka di WhatsApp. Ejen AI mengesahkan nombor telefon pekerja dan menghantar pautan muat turun satu kali yang selamat.
  • Permohonan Cuti dan Baki Semasa: Staf boleh menyemak baki cuti tahunan dan menghantar permohonan cuti terus di ruang sembang, yang dikemas kini serta-merta ke dalam sistem AutoCount HRMS.
  • Borang Cukai EA: Semasa musim pemfailan cukai pendapatan, pekerja boleh mendapatkan Borang EA mereka sendiri tanpa membebankan staf bahagian sumber manusia.

Pemasangan Mudah dalam 15 Minit

Memulakan automasi tidak memerlukan jurutera IT khas:

  1. Pasang Penyambung Aima: Jalankan aplikasi pemasangan mudah pada komputer pejabat atau pelayan AutoCount anda.
  2. Tetapkan Peraturan Syarikat: Pilih cawangan, produk, dan kemudahan layan diri staf yang ingin anda aktifkan.
  3. Pautkan Nombor WhatsApp Perniagaan: Sambungkan talian syarikat anda dan mula melayan pertanyaan pelanggan dan staf tanpa perlu menunggu lama.

Bersedia Mengembangkan Perniagaan Anda dengan Lebih Pantas?

Bebaskan staf anda daripada kerja menaip yang berulang dan berikan pelanggan anda perkhidmatan pantas di WhatsApp.